Dokumentų valdymo sistema
Kas yra dokumentų valdymo sistema? Kokios dokumentų valdymo sistemos funkcijos, savybės, nauda?
Kas yra dokumentų valdymo sistemos?
Dokumentų valdymo sistemos skirtos valdyti darbą su dokumentais įvairiose organizacijose. Dokumentų valdymo sistemos naudojamos tiek popierinių dokumentų, tiek elektroninių dokumentų valdymui.
Dokumentų valdymos sistema gali būti naudojama tiek įmonės viduje, tiek dirbant su partneriais kaip virtuali dokumentų saugykla, leidžianti saugiai peržiūrėti dokumentus susijusius su konkrečiu sanderiu.
Kokios dokumentų valdymo sistemos funkcijos?
- Saugoti dokumentus
- Įdėti dokumentą, išsiimti redagavimui, įdėti pakeitimus
- Užtikrinti dokumentų apsaugą
- Valdyti dokumentų papildomą informaciją
- Saugoti senesnes dokumento versijas
- Saugoti veiksmų istoriją
- Užduočių, susijusių su dokumentais valdymas
Kokios dokumentų valdymo sistemos savybės?
- Sistema valdoma per internetą.
- Pritaikoma kiekvienam klientui individualiai.
- Pasižymi intuityvia vartotojo aplinka.
- Yra galimybė sukurti atskiras vartotojų grupes.
- Vartotojas prie sistemos prisijungia autorizacijos būdu.
- Vartotojui parodoma konkrečiai jam aktuali informacija.
- Visi veiksmai su dokumentu yra registruojami ir matomi jo istorijoje.
- Yra galimybė archyvuoti dokumentus, kurie bus pasiekiami per paiešką.
- Greitas veikimas, archyvavimas, dokumentų kontrolė.
Kokia dokumentų valdymo sistemos nauda?
- Kai darbuotojas išeina iš darbo, jo visi dokumentai ir projektai lieka išsaugoti dokumentų valdymo sistemoje.
- Dingsta nesusipratimai ir konfliktinės situacijos dėl dokumentų redagavimo, nes sistema parodo kas, ką ir kada keitė ar atliko kitus veiksmus.
- Paieškos modulis, logiška struktūra ir vartotojų teisių valdymas.